I am ready for a long road flight for work with a week- or months-long projects.
© AVANT. 2023
Политика конфиденциальности
РАЗБОР
Формализованные документы в ЭДО: автоматизируем процессы учёта
Старший бухгалтер Линара Жданова объясняет, что такое формализованные документы и почему они так необходимы в работе с электронным документооборотом.
Если говорить коротко, то вот почему:
А теперь расскажем подробнее.
- Формализованный электронный документ — это документ в виде файла с расширением XML, который создан по формату, утвержденному или рекомендованному ФНС или разработанному участниками ЭДО для собственного удобства.
- Некоторые документы, отправленные по ЭДО, всегда должны быть формализованными — это правило, установленное государством.
- Для остальных документов формализованный формат очень желателен, так как это значительно ускоряет документооборот — так, что даже инициатор сможет почувствовать эту разницу.
А теперь расскажем подробнее.
Линара Жданова
Старший бухгалтер
Электронный документооборот (то есть обмен юридически значимыми электронными документами) развивается в России бурными темпами. Например, по оценке экспертов, только за 2022 год через системы ЭДО было отправлено 1,3 млрд документов.
ЭДО используется в различных сферах: например, по нему отправляется отчётность в Федеральную налоговую службу (ФНС) и другие государственные органы, компании подписывают договоры, обмениваются счетами-фактурами, актами выполненных работ и другими первичными бухгалтерскими документами.
Анализировать такой объём вручную крайне сложно, поэтому для экономии времени придумали машиночитаемые формализованные документы — это такие электронные файлы в формате XML, которые имеют чётко зафиксированную государством структуру.
Например, в таком-то поле всегда пишется сумма сделки, в таком — сумма НДС, в таком — реквизиты контрагента и т. д. Раз поля одинаковые, то можно настроить ИТ-систему так, чтобы она их считывала и распознавала данные автоматически. Это позволяет сэкономить время на обработке и учёте формализованных документов как компаниям, так и самой ФНС.
ЭДО используется в различных сферах: например, по нему отправляется отчётность в Федеральную налоговую службу (ФНС) и другие государственные органы, компании подписывают договоры, обмениваются счетами-фактурами, актами выполненных работ и другими первичными бухгалтерскими документами.
Анализировать такой объём вручную крайне сложно, поэтому для экономии времени придумали машиночитаемые формализованные документы — это такие электронные файлы в формате XML, которые имеют чётко зафиксированную государством структуру.
Например, в таком-то поле всегда пишется сумма сделки, в таком — сумма НДС, в таком — реквизиты контрагента и т. д. Раз поля одинаковые, то можно настроить ИТ-систему так, чтобы она их считывала и распознавала данные автоматически. Это позволяет сэкономить время на обработке и учёте формализованных документов как компаниям, так и самой ФНС.
Какие документы являются формализованными?
- Акт приемки-сдачи работ (услуг)
- ТОРГ-2
- Товарная накладная (ТОРГ-12)
- Счет-фактура (СФ)
- Корректировочный СФ
- Исправленный СФ
- Исправление корректировки счета-фактуры
- УПД
- УКД
- Исправленный УПД
- Исправленный УКД
Полный перечень формализованных документов утверждает ФНС — с ним можно ознакомиться по ссылке.
Обязательные документы
Некоторые документы при отправке через ЭДО всегда должны быть формализованными. Так, согласно Приказу Минфина России от 05.02.2021 № 14Н при отправке счёта-фактуры по ЭДО XML-формат является строго обязательным. Это обусловлено тем, что счета-фактуры предоставляются в ФНС для подтверждения налоговой отчётности и участвуют в процессе исчисления НДС.
Если документ будет подан в ФНС не в установленном формате, служба приравняет это к непредоставлению документа. А это грозит серьёзными последствиями:
Если документ будет подан в ФНС не в установленном формате, служба приравняет это к непредоставлению документа. А это грозит серьёзными последствиями:
- Просрочка предоставления документов — штраф 200 руб. за каждый документ (п. 1 ст. 126 НК РФ);
- Отказ в предоставлении документа — штраф 10 000 руб. (п. 2 ст. 126 НК РФ);
- Необоснованный отказ предоставления информации о конкретной сделке — штраф 5 000 руб. (п. 1 ст. 129.1 НК РФ), повторный отказ в течение одного года — 20 000 руб. (п. 2 ст. 129.1 НК РФ).
- При несдаче отчётности ФНС может даже заблокировать банковские счета организации (подп. 1.1 и 2 п. 3 ст. 76 НК РФ).
Однако, это касается тех документов, где предоставление формализованного формата обязательно.
Рекомендованные документы
Для других форматов (например, акт приемки-сдачи услуг или форма ТОРГ-12) применение формализованных документов рекомендуется, но не является обязательным. Однако, какой в этом смысл? Можно ведь прислать по ЭДО неформализованный документ (например, в формате PDF) и подписать его электронной подписью.
Ответ такой: всё дело в трудозатратах всех участников процесса — от инициатора до делопроизводителя.
Так как в формализованном документе все данные «на своих местах», а система распознаёт, и сама заполняет нужные поля, человеку не приходится вручную переносить реквизиты документа из системы в систему (например, из системы оператора ЭДО СБИС во внутреннюю учётную систему 1С).
Во-первых, всегда есть риск ошибки из-за человеческого фактора.
Ответ такой: всё дело в трудозатратах всех участников процесса — от инициатора до делопроизводителя.
Так как в формализованном документе все данные «на своих местах», а система распознаёт, и сама заполняет нужные поля, человеку не приходится вручную переносить реквизиты документа из системы в систему (например, из системы оператора ЭДО СБИС во внутреннюю учётную систему 1С).
Во-первых, всегда есть риск ошибки из-за человеческого фактора.
Во-вторых, это медленно, во всяком случае медленнее автоматизированного переноса. Задержка на одном этапе обработки документа может вызвать задержки на других этапах по цепочке. Если все документы будут предоставляться по ЭДО формализованными, время, которое уходит на обработку документов, значительно сократится, и от этого выиграет вся компания.
Как мы видим, формализованные документы при ЭДО — это важный инструмент, который может защитить компанию от рисков и повысить скорость обработки документации. Поэтому мы призываем всех инициаторов, которые взаимодействуют с контрагентами по ЭДО, всегда запрашивать документы именно в формализованном формате.
Линара Жданова
Старший бухгалтер